Gérez vos projets

Maintenant que vous avez créé quelques projets et défini les comptes de votre équipe, il est temps d'approfondir les fonctionnalités de Projectsquare. Si vous n'avez pas encore crée de Projet, vous pouvez suivre la partie premier pas pour en créer un en quelques clics. Lorsque vous avez crée un projet, cliquez sur son nom dans l'onglet Projets.

 

La partie Projets de Projectsquare vous permet de gérer tous les aspects de gestion de vos projets au sein d'une seul interface. C'est également l'interface de gestion à laquelle se connectera votre client depuis son compte utilisateur (il n'aura cependant pas accès aux onglets Taches, Monitoring et Reporting qui sont des outils dédiés à l'optimisation du pilotage de vos projets).

 

 

CMS

L'accès à l'interface d'administration de vos sites se fait directement depuis l'interface Projectsquare. Vous pouvez ainsi facilement intervenir sur les contenus des sites de vos clients et passer rapidement d'un projet à un autre.

 

Vos clients pourront également accéder à leur site depuis cet onglet.

 

 

Tâches

Dans Projectsquare, les tâches représentent les unités de découpage de vos projets. Elles sont définies dans le temps et peuvent être attribuées à un membre de votre équipe pour sa réalisation.

 

 

Comment ajouter une tâche ?

 

Pour ajouter rapidement une tâche, cliquez sur le bouton +. Renseignez alors :

 

- le titre de la tâche,
- son statut,
- le membre de votre équipe à qui cette tâche est attribuée (seules les membres de votre équipe qui auront été associés au projet lors de sa création pourront être sélectionnés),
- le temps vendu à votre client pour sa réalisation (qui servira à déterminer votre rentabilité dans l'onglet Reporting),
- une description optionnelle.

 

Une fois validée, la tâche est créée et remonte alors dans l'interface du chef de projet et du membre de l 'équipe à qui elle a été attribuée. Elle apparaitra sur le Dashboard dans le cadre des tâches, ainsi que dans l'onglet Utilitaire > Planning.

 

Pour un traitement agile, vous pouvez également laisser la tâche "libre"(c'est à dire sans spécifier de collaborateur pour la traiter). Cette tâche apparaitra alors dans le planning et le Dashboard et pourra être sélectionnée librement par n'importe quel membre de l'équipe projet.

 

 

Suivre la réalisation des tâches

 

Afin de garder une vue d'ensemble sur l'état d'avancement des tâches du projet, vous pouvez les filtrer par collaborateur, par statut et par type. Gardez ainsi un suivi rapide sur les tâches qui restent à faire.

 

 

Monitoring

L'interface de monitoring affiche les informations d'accessibilité de votre site des dernières 24h, sous la forme :

 

- d'un graphique du temps de réponse de votre serveur,
- de diagrammes circulaires pour la répartition des codes de statuts : succès (codes commençant par 2) et erreur du serveur (codes commençant par 5),
- d'une synthèse de la disponibilité serveur.

 

 

Calendrier

Définissez ici les étapes de réalisation du projet pour que votre client et votre équipe puissent avoir en permanence un support sur l'état d'avancement du projet.

 

Pour créer une étape, cliquer simplement sur un jour du calendrier. Le bloc ainsi créé peut être facilement déplacé par drag&drop et modifié en durée en "l'étirant" depuis un bord du bloc.

 

Une fois le bloc créé, vous pouvez spécifier l'intitulé de l'étape, attribuer une couleur et éventuellement modifier ses dates de début et de fin.

 

Pour finir, appuyer sur le bouton validation pour finaliser la création de l'étape.

 

 

Référencement

Destiné avant tout à vos clients, l'onglet référencement condense les informations majeures de la vue d'ensemble de Google Analytics et affiche, sur une période administrable :

 

- les indicateurs principaux (nombre de sessions, pages vues, taux de rebond...),
- le graphique détaillé des sessions,
- La synthèse, sous la forme de diagramme circulaires, du nombre de sessions par navigateurs, plateforme et pays.

 

Astuce Projectsquare : Si vous n'avez pas encore configuré votre liaison à Google Analytics, vous pouvez le faire depuis Agence > Projet

 

Note Projectsquare : Cette interface deviendra entièrement customisable par widgets dans les prochaines versions de Projectsquare.

 

 

Tickets

De la même manière que pour les tâches, les tickets représentent les unités de découpage dédiées à la partie maintenance de vos projets. Elles sont également définies dans le temps et peuvent être attribuées à un membre de votre équipe pour sa réalisation.

 

 

Comment ajouter un ticket ?

 

Pour ajouter rapidement un ticket, cliquez sur le bouton +. Renseignez alors :

 

- le titre du ticket,
- son type,
- son statut,
- la date d'échéance prévue.
- le membre de votre équipe à qui ce ticket est attribué (seules les membres de votre équipe qui auront été associés au projet lors de sa création pourront être sélectionnés),
- son niveau de priorité,
- le temps vendu à votre client pour sa réalisation (qui servira à déterminer votre rentabilité dans l'onglet Reporting),
- une description optionnelle.

 

Une fois validé, le ticket est créé et remonte alors dans l'interface du chef de projet et du membre de l 'équipe à qui il a été attribué. Il apparaitra sur le Dashboard dans le cadre des tickets, ainsi que dans l'onglet Utilitaire > Planning.

 

Pour un traitement agile, vous pouvez également laisser le ticket "libre"(c'est à dire sans spécifier de collaborateur pour la traiter). Ce ticket apparaitra alors dans le planning et le Dashboard et pourra être sélectionner librement par n'importe quel membre de l'équipe projet.

 

 

Suivre la réalisation des tickets

 

Afin de garder une vue d'ensemble sur l'état d'avancement des tickets du projet, vous pouvez les filtrer par collaborateur et par statut. Gardez ainsi un suivi rapide sur les tickets qui restent à faire.

 

Astuce Projectsquare : Vous pouvez créer vos propres status et types de tickets respectivement depuis l'onglet Agence > Types de tickets et Agence > Statuts de tickets

 

 

Messages

Échangez directement depuis votre interface Projectsquare. Chaque client possédant un compte utilisateur associé au projet peut vous écrire depuis interface, et chaque membre de l'équipe projet peut intervenir dans la conversation. Tous vos échanges sont conservés dans l'historique de conversation du projet.

 

Pour consulter un fil de conversation, cliquez sur la flèche, cliquez sur le bouton répondre pour écrire votre texte puis validez le pour l'envoyer.

 

Appuyer sur le bouton + pour créer un nouveau fil de conversation.

 

 

Fichiers

Appuyez sur le bouton Ajouter pour déposer devis, factures, mockups, maquettes et tout autre document lié au projet, puis cliquez sur démarrer l'upload pour lancer le chargement des fichiers. Chaque membre de l'équipe projet et chaque compte utilisateur associé peut insérer des documents et y accéder à tout moment.

 

 

Reporting

Afin de vous permettre de piloter et d'optimiser la rentabilité de vos projets, le reporting vous indique en temps réel l'état d'avancement de votre production. Que ce soit pour les tâches et les tickets du projet, l'onglet reporting affiche :

 

- Leur statut : à faire, en cours de réalisation ou terminés.
- La gestion du temps : temps restant et temps passé par rapport au temps total que vous avez vendu.
- Les indicateurs de rentabilité du projet : l'état d'avancement et le taux de rentabilité (rapport temps passé / temps vendu)