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Organisation et priorisation d'un projet web : répartissez les tâches

mardi 24 mai 2016

La gestion de projet est votre cœur de métier, et l’organisation et le travail d’équipe construisent votre quotidien. Vous le savez donc certainement mieux que personne, en vue de la multiplicité des tâches à gérer et des nombreux interlocuteurs avec lesquels vous travaillez, tant internes qu’externes à l’agence, savoir déléguer et phaser la mise en place opérationnelle est une étape primordiale dans le succès des projets dont vous êtes en charge.
Mais alors, comment fait-on concrètement ? Mieux s’organiser pour plus de performance, oui, mais comment dois-je m’y prendre ?

Première étape : bien connaître son projet

Avant tout autre chose, pensez processus ! En effet, il arrive parfois qu’une mauvaise communication entre les pôles commerciaux et marketing (nous parlerons dans notre cas davantage d’un pôle opérationnel, ou de production), viennent diminuer votre efficacité dans la progression d’un projet, et peut même aller jusqu’à la dégradation de la relation client. Etablissez donc une démarche à suivre pour le lancement d’un nouveau projet, et faites le point avec les chargés de clientèle ou consultants de votre agence. L’idée est d’avoir un regard complet sur les échanges entretenus dans les phases prospectives et de closing.
Vous n’en serez que plus performant, et avancerez plus sereinement dans votre projet.

Seconde étape : monter votre équipe projet

Avant de répartir les tâches, vient le moment de créer l’équipe projet avec laquelle vous allez collaborer. Développeur web, webdesigner, UX designer…la réussite de votre projet tient en grande partie de l’expertise de chaque membre dans le domaine qui lui est propre.

Pensez à miser sur les forces de chacun, et n’ayez pas de craintes à déléguer. Vous êtes le chef d’orchestre du projet, mais ce n’est pas pour cela que vous devez avancer seul. Bien au contraire, pensez collaboratif, et donnez ainsi une nouvelle dimension à votre projet web.

Une fois l’équipe construite, vous pourrez répartir chacune des tâches à travers le planning de travail de vos collaborateurs. C’est ainsi que vous serez capable à chaque instant T de connaître l’état d’avancement du projet.

Troisième étape : planifiez et animez votre relation client

Côté planification, le premier conseil que nous pourrons vous donner est de veiller à être réactif et travailler votre premier contact clientèle. Garder un contact privilégié avec son client et être à l’initiative de prises de contact régulières vous garantira une satisfaction client optimale.


Votre client n’a pas nécessairement besoin d’avoir une vue globale du projet (sur le plan technique), mais a besoin de points de références pour avoir une vision sur sa progression. Rassurez donc votre client en lui communiquant les dates importantes à retenir, organisez des points téléphoniques réguliers, transmettez-lui les prochaines échéances…


L’idée est d’être capable d’anticiper les besoins ou demandes de votre client, de coordonner le travail de chaque membre de votre équipe, et de pouvoir ainsi dynamiser la progression du projet.

A la clé ? Le respect des délais, la diminution au maximum des « surprises » lors de la phase de recettage (période de test) dans le cas de la création d’un site web, et une progression constante vers plus de performance dans la gestion simultanée de vos projets.

Quatrième étape : utilisez les outils digitaux à votre disposition

Outils collaboratifs, de marketing automation ou d’analyse des résultats, de nombreux outils web sont à votre disposition pour vous accompagner dans la gestion quotidienne de vos projets.
L’une des clés est d’être capable de réduire au maximum le nombre d’outils, pour parvenir à centraliser la quasi totalité de vos tâches, via un package d’outils qui vous permettra de rester focus sur l’essentiel, et d’en maitriser au mieux toutes les fonctionnalités.

Pour en savoir plus, découvrez les outils indispensables de tout bon chef de projet web.

Cinquième étape : évitez les distractions, et priorisez vos tâches

Il est parfois difficile de le reconnaître, mais comme dans beaucoup de situation, c’est bien souvent à celui qui crie le plus fort que revient la priorité. Alors pour ne pas se laisser déborder, et traiter l’ensemble de vos clients sur un pied d’égalité, il est important de savoir s’accorder des temps de travail définis pour chacun de vos projets en cours avant d’entamer une nouvelle semaine.

Définissez des périodes de réponses aux emails (par exemple une le matin à votre arrivée au bureau, et une seconde en début d’après-midi). Faites de même pour les appels téléphoniques, et accordez-vous un instant dans votre bulle de travail au profit de plus de performance. 

Le propre du chef de projet est d’avoir du mal à rester axer sur une seule et même tâche plus de 30min, tant les distractions sont fortes. Appels clients, gestion d’emails urgents…vous font inévitablement perdre en efficacité, et vous pouvez rapidement vous laisser dépasser par toutes ces sollicitations. Pensez avant tout que le propre d’une agence web est le travail d’équipe. Alors collaborez au maximum avec vos collègues pour permettre à chacun de se dégager des instants de travail où vous pourrez vous concentrez réellement sur vos tâches du jour.

Répartition et priorisation : les clés d’une bonne gestion de projet web

Comme nous avons pu le voir ensemble, la force d’une agence web tient dans sa capacité à proposer une expertise dans chaque domaine du digital. C’est donc inévitablement, et avec un avantage tout particulier, que vous misez quotidiennement sur la force de chacun et privilégier le travail collaboratif. A cela s’ajoute le phasage de vos actions, leur priorisation…vous garantissant la maitrise de vos délais, la qualité du processus de relation client et par conséquent, le succès des projets dont vous êtes en charge.

 

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