Premiers pas

Bienvenue ! Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de Projectsquare, vous êtes au bon endroit. Projectsquare regroupe tous les aspects de gestion de vos projet web, depuis la relation avec vos clients jusqu'à la maintenance de vos réalisations. Au travers de ce guide, nous vous proposons de découvrir votre interface et de vous familiariser avec les bases de son utilisation.

Projectsquare possède une vue transversale, qui regroupe les fonctionnalités liées à votre équipe et votre production (Tableau de bord, Projets, Outils, Pilotage et Administration) et une vue projet, qui synthétise les outils de gestion et d'interaction avec vos clients.

 

 

Créer les comptes de votre équipe

Dans la partie Administration, depuis l'onglet Collaborateur, cliquez sur le bouton + afin de créer un compte Projecsquare pour un membre de votre équipe. Une fois les informations complétées et validées, il recevra un mail récapitulatif à l'adresse mail que vous aurez renseignée, lui fournissant un lien d'accès à Projectsquare avec l'identifiant (son mail) et le mot de passe que vous aurez créé.

(Remarque : définir un collaborateur comme administrateur lui donne simplement accès aux espaces Pilotage et Administration de l'interface)

 

Par la suite, il pourra modifier ces éléments et ajouter une image en avatar à son compte en cliquant sur l’icône de son profil en haut à droite de l'écran. Cette image est importante car elle apparaitra dans toutes les interfaces (Dashboard, Planning..) où ce collaborateur est associé à une action (réalisation d'une tâche, message...). Il lui sera également possible de paramétrer la fréquence des notifications qui lui seront envoyées pour ses tâches, tickets et messages.

 

Ajouter un client

Maintenant que votre équipe est prête à travailler,  ajoutons votre client (société). Depuis l'onglet client, cliquez sur le bouton +. Le compte se créé en 2 étapes :

1/ Les informations liées à l'entreprise (dénomination de la société, adresse)



2/ Après avoir cliqué sur le bouton valider, la création de comptes utilisateurs pour vos interlocuteurs au sein de la société. Ce compte permettra à vos clients de se connecter à Projecsquare et d'accéder ainsi à leur interface client, détaillée dans la page clients.



De la même manière que pour un collaborateur, une fois ces informations complétées et validées, votre client recevra un mail récapitulatif à l'adresse mail que vous aurez renseignée, lui fournissant un lien d'accès à son compte utilisateur dans Projectsquare avec l'identifiant (son mail) et le mot de passe que vous aurez créé.


Tout est prêt, il est maintenant temps de créer votre premier projet !

Ajouter un projet

Depuis l'onglet Projets, cliquez sur le bouton + afin de créer un projet. La création d'un projet se déroule en 5 temps :

1/ Remplir les informations du projet :

- Renseigner le Libellé du projet.
- Le client associé au projet (chaque compte utilisateur lié au profil client aura alors accès au suivi du projet).
- Une couleur pour le projet (qui s'affichera dans les remontées d'informations relatives à ce projet)
- Le statut du projet.

  • En cours : le projet est visible et remonte dans toutes les fonctionnalités de votre interface (Dashboard, État d'avancement, Tâches...)
  • Archivé : le projet et toutes ses informations est stocké dans Projectsquare mais ne remonte plus. Cela vous permettra, une fois le projet terminé, de ne garder que les projets actifs visibles. Vous pouvez à tout moment réactiver le projet en retournant dans sa fiche et en changeant son statut en "En cours".

Une fois ces informations validées, vous pouvez ensuite :

 

2/ Associer des collaborateurs à ce projet :

Par défaut, la personne qui crée le projet est automatiquement associé à ce dernier.

Vous pouvez ajouter des collaborateurs à l'équipe projet en les sélectionnant dans le menu déroulant et en leurs attribuant un profil.

En leur attribuant un profil, chaque personne associée verra alors les informations relatives au projet (tâches, plannings, messages...) remonter dans son interface personnelle et pourra ainsi collaborer efficacement et facilement sur le projet.

 

3/ Définir les phases /tâches du projet :

Dans Projectsquare, chaque projet est séquencé en différentes phases, elles-mêmes divisées en tâches. Par exemple :

- Phase 1 : Lancement du projet

  • Rendez-vous de cadrage.
  • Audit des performances.
  • Définition de l'architecture.

- Phase 2 : Développement des fonctionnalités

  • Intégration de la maquette.
  • Procès d'inscription.
  • Installation et paramétrage du module SEO.

Chaque tâche est définie par son nom et son temps de réalisation vendu ou estimé. Ce temps est très important car il sert de donnée de base dans les fonctionnalités telles que "l'État d'avancement" de vos projets, le "Temps passé" ou encore le "Taux d'occupation"...Et plus simplement, il sera indiqué aux membres de votre équipe lorsque ces tâches leurs seront attribuées.

Il vous est également possible de créer vos phases / tâches rapidement en cliquant sur "Importer" et en suivant l'exemple de mise en forme indiqué.

Une fois ces éléments renseignés, cliquez sur "Valider"

 

4/ Attribution

Maintenant que les tâches de votre projet sont crées, vous allez pouvoir les attribuées au membre de l'équipe que vous avez définie il y a quelques minutes. Pour ce faire, il suffit de glisser-déposer les tâches dans la taux d'occupation. Chacune d'elle occupera alors le planning en fonction du temps qui aura été défini à l'étape précédente et sera épinglée avec l'avatar de la personne en charge de la réaliser.

Cette personne recevra une notification Projectsquare (et un mail si elle l'a défini dans les préférences de son profil, en cliquant sur son avatar), et verra la tâche remonter dans toutes les fonctionnalités associées de son interface (Dashboard, Tâches, Projet...).

NB : Si vous souhaitez changer l'attribution d'une tâche, cliquez sur l'icône...et répétez l'opération.

Une fois les tâches réparties au sein de votre équipe, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur l'onglet configuration afin de finaliser les derniers paramétrages.

 

5/Configuration

Voici les éléments paramétrables.

URLs :

  • l'URL du site : Elle est utilisée dans l'onglet Monitoring pour calculer les temps de réponse du serveur.
  • l'URL de l'interface d'administration : Elle permettra l'accès à l'interface d'administration directement depuis l'onglet CMS.

Réglages :

  • Le temps de réponse maximum acceptable du serveur, en dessous duquel vous ne souhaitez pas être alerté (utilisé dans la partie Monitoring).
  • L'adresse mail qui recevra les informations en cas de problème serveur.
  • Le channel Slack dédié au projet (vous pourrez notamment recevoir les notifications du projet directement dans ce channel).
  • L'ID du profil Google Analytics (utilisée pour afficher les informations de la partie Référencement du projet). Cet ID se trouve dans l'URL de votr tableau de bord Google Analytics et correspond au dernier nombre situé après la lettre p (9 chiffres).

Pour finir, appuyez sur valider !

 

Pour aller plus loin :

Félicitations ! votre premier projet est maintenant créé et s'affiche maintenant dans la liste de vos projets. Vous en avez fini avec les premiers pas, mais Projectsquare propose de nombreuses autres fonctionnalités, à commencer par

  • La partie Projets - pour en apprendre plus sur la gestion des fonctionnalités spécifiques au projet que vous venez de créer.