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Bien réussir votre réunion de lancement d'un projet web

mardi 03 mai 2016

Les projets web font intervenir de plus en plus de métiers différents (on estime qu’il existerait jusqu’à 40 métiers différents liés à la réalisation d’un projet web). Votre client est bien souvent néophyte dans le domaine du web et n’a pas souvent conscience de tous les aspects à prendre en compte pour son site : UX, UI, développement spécifique, SEO, SEA…

Votre rôle de chef de projet est dans un premier temps de faire en sorte que votre client soit bien au clair avec les différentes phases de la réalisation de son projet web, puis dans un second temps que tous les acteurs du projet travaillent ensemble à la réussite du projet.

Cette étape de clarification et de préparation peut se faire facilement par l’intermédiaire d’une réunion de lancement de projet, faite en amont de la phase de réalisation.

Pourquoi faire une réunion de lancement ?

Cette réunion a lieu comme son nom l’indique au tout début du projet. C’est tout d’abord l’occasion de permettre à tous les intervenants du projet de se rencontrer, et de définir le rôle de chacun. Elle permet également de repréciser le besoin de votre client, ses attentes par rapport au projet, et de revoir la solution proposée : le but étant de répondre à d’éventuelles questions ou zones d’ombre.

Elle permettra ensuite de fixer les objectifs du projet, ainsi que les différentes étapes le constituant par l’intermédiaire d’un planning, définissant les livrables ainsi que les délais.

Enfin, une chose qui peut paraître anodine mais fondamentale, cette réunion permet de motiver tous les acteurs du projet à travailler dans le même sens, à la réalisation d’un but commun : la réussite du projet web.

Comment bien préparer la réunion ?

Dans un premier temps, présentez le projet à votre équipe et envoyez un mail à tous les acteurs du projet pour introduire les différents intervenants, ainsi que leurs coordonnées. Même si les présentations seront faites en théorie lors de la réunion de lancement, il est toujours bon de situer les forces en présence à l’avance.

Informations pratiques

Votre mail devra contenir tout d’abord les informations pratiques, liées à la réunion proprement dite :

  • l’objet de la réunion
  • date et heure
  • lieu (avec plan d’accès ou indications détaillées pour venir sur le lieu si nécessaire)
  • intervenants (nom, poste, société)
  • durée estimée

Rappelez-vous que la réunion de lancement est bien souvent l’occasion que tout le monde se rencontre, et donc de s’assurer de partir sur de bonnes bases et de rassurer votre client : il est donc nécessaire de prendre le temps pour se connaître, et de répondre à toutes les questions de chacun. Attention toutefois à ne pas faire des réunions trop longues et d’essayer de la cadrer dans un temps de maximum 2 heures.

L’ordre du jour

De plus, pour préparer le terrain, vous pourrez envoyer dans ce même mail un document appelé ordre du jour, présentant les divers sujets qui seront abordés au cours de cette réunion. Ce document pourra contenir plusieurs points, par exemple :

  • présentation des différents intervenants
  • rappel du besoin de votre client, buts et enjeux du projet
  • solution apportée par les prestataires
  • identification des tâches critiques
  • planning et livrables

Grâce à un tel document, toutes les personnes qui seront présentes pourront ainsi anticiper les éventuelles questions à poser durant la réunion.

Pendant la réunion

Présentation des intervenants

C’est le moment où tous les intervenants du projet se rencontrent et mettent un visage sur un nom, rien de mieux qu’un tour de table pour permettre à chacun de se présenter (soi-même, son métier, et sa société), autour d’un café par exemple. Vous pourrez alors exposer les raisons et le choix de votre équipe (compétences, expérience…).

Clarification du projet

Ensuite, une fois que tout le monde s’est présenté, il est très important de repréciser le besoin de votre client, ses enjeux, ainsi que ce qu’il attend de votre équipe dans ce projet. En effet, même si généralement, tout le monde est à peu près au clair sur ce que le client souhaite, un simple rappel des objectifs du projet permet à tout le monde de partir sur de bonnes bases. Cela peut également être l’occasion de proposer des idées qui n’auraient pas été évoquées auparavant.

Par la suite, vous pouvez redétailler au client la solution que vous lui proposez, étape par étape, en expliquant brièvement le travail des différents intervenants associés. Cette étape dans la réunion va permettre au client de se projeter dans la phase de réalisation.

Suite à cela, il peut être intéressant de définir avec le client les tâches qui lui semblent critiques. Par exemple, les tâches bloquantes, ou encore les éventuelles échéances. Cela va permettre au client de sensibiliser toute l’équipe sur ces quelques points clé sur lesquels elle devra apporter une attention particulière.

Livrables et planification

Idéalement, vous devez proposer à votre client lors de la réunion de lancement une liste des différents livrables, ainsi qu’un rétro-planning, contenant la séquence des différentes phases du projet et les étapes de validation. Il risque bien évidemment d’évoluer pendant ou après cette réunion, mais ce premier planning a pour but :

  • d’estimer la durée totale du projet,
  • de présenter les différents livrables et les phases de validation pour passer à l’étape suivante.

A ce moment-là, il sera aussi possible de vérifier avec votre client que ses échéances seront bien respectées.

Les prochaines actions

Il est fondamental dans toute réunion de fixer les prochaines actions/tâches de chacun, pour apporter de la dynamique au projet. Par exemple, si des questions ont été posées mais qu’une recherche supplémentaire doit être faite, alors une des actions à réaliser sera d’apporter la réponse à cette question lors de la prochaine réunion.

La ou les prochaines réunions, ainsi que les personnes qui devront y être présent peuvent aussi être fixées à l’avance. Comme tout le monde est présent physiquement, cela permet aux personnes de convenir d’un prochain rendez-vous plus facilement.

La communication : la clé d’un projet web réussi

La communication est essentielle, et pour qu’elle soit le plus fluide possible, il est alors important de définir la nature des futurs moyens de communication (rendez-vous physique, téléphonique, emails, web-conférence) et la fréquence de prochaine réunion, les outils mis en place pour suivre l’avancement du projet (ex : transferts de fichiers, sites de test…)

En fin de réunion, une chose classique mais très importante, vous devez vous assurer que plus personne n’a de question en suspens. Le but de cette réunion : clarifier tous les aspects du projet.

Le compte-rendu

Une fois la réunion terminée, vous devrez rédiger un compte-rendu de réunion pour bien valider tout ce qui y a été évoqué. Voici un exemple de points qui peuvent être présents dans ce document :

  • intervenants (nom, société, fonction)
  • lieu, date, durée
  • sujets abordés, points clés pour chaque sujet
  • tâches critiques
  • planning (éventuellement modifié par rapport à la dernière réunion)
  • livrables
  • prochaines actions de chacun (descriptif, intervenant, date), réponse aux questions en suspens
  • prochaine réunion (date, lieu, intervenants, sujets, etc…)

Ce document pourra également resservir de point de départ pour faciliter le démarrage de la prochaine réunion.

La réunion de lancement est donc l’occasion parfaite pour fédérer, motiver tous les acteurs et cadrer le projet.

Après avoir redéfini ses besoins, détaillé précisément les différentes étapes et livrables, précisé les futures actions, votre client aura d’avantage confiance en la capacité de l’équipe en charge de mener à bien son projet web.

 

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