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Web-planning : assurez la gestion de votre projet en temps réel

mardi 17 mai 2016

Créer votre site Internet nécessite une gestion de projet rigoureuse. Dans sa réalisation, plusieurs interlocuteurs se rencontrent et travaillent ensemble. Le but est d’organiser son projet et définir des jalons.

Voici un exemple de répartition des tâches et des échéances :


Acteur : Webdesign 

Date de début : du 07/03 au 14/03

Validation : du 15 au 16/03

Livrable : le 17/03

Acteur : Développeur

Date de début : du 21/03 au 25/03

Validation : du 26/03 au 27/03

Livrable : le 30/03


Ces différentes étapes sont essentiels dans la réalisation de son projet web et doivent être planifiées et tenues pour mener à bien le projet.

Structurer son travail avec un outil de planning 

Lors de l’élaboration du projet, plusieurs acteurs travaillent ensemble :

  • chef de projet
  • webdesigner
  • intégrateur
  • développeur
  • community manager.

Tous ces interlocuteurs ont un même objectif : la satisfaction client.
Dans la gestion de projet, il est souvent amené que le chef de projet (celui qui est en charge du projet et qui anime l’équipe) mette en place des outils pour gérer son bon déroulement.

Généralement, pour la gestion de planning, il va utiliser deux outils principaux :

  • le diagramme de Gantt  liste toutes les tâches rattachées au projet du début à la fin. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale, mesurant la durée de la tâche (jours, mois). Les tâches peuvent se chevaucher suivant le degré de priorité.
  • le calendrier  définit quelles tâches vont être effectuées et à qui elles seront attribuées. Google agenda est un bon outil pour planifier rapidement des évènements hebdomadaires, mensuels ou annuels, et les partager avec les membres de l’équipe.

Gérer un planning permet de suivre l’avancement des tâches selon les priorités et les acteurs qui rentrent en jeu.
L’avantage d’un planning va aussi amener toute l’équipe projet à bien s’organiser, anticiper les aléas et tenir ses délais.

Gagner en efficacité avec le web planning

Il n’est pas toujours facile de gérer plusieurs projets en même temps. Souvent différents, ces projets doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux et régulier. Pour mener à bien tous les projets, il est essentiel d’avoir une bonne communication au sein de l’équipe mais aussi avec vos clients.

Suivant l’endroit où se trouvent vos clients, vos prestataires et selon les emplois du temps des divers acteurs, il se doit d’avoir un outil en ligne, qui permet à chacun de voir l’avancer des projets et les changements n’importe où et n’importe quand.

Gérer plusieurs projets avec un web-planning 

Le web planning va permettre de gérer en temps réel la planification des projets. Tous les outils nécessaires à la gestion de projet (Gantt, calendrier, planning des tâches, etc.) seront connectés à un seul endroit et pourront être vu par l’ensemble des collaborateurs sur divers supports web : ordinateurs, tablettes, Smartphones.

La centralisation des projets permet de gagner du temps. Plus la peine de perdre des heures à envoyer des mails et des documents aux différents interlocuteurs. Tout est administré sur une même plateforme. Les informations seront regroupées en un seul endroit, pour interagir rapidement et respecter les échéances données.

Avoir un outil de web planning donnera du dynamisme à l’équipe. Même si les collaborateurs ne sont pas réunis, ils pourront rester en contact plus facilement et se transmettront les informations souhaitées. La communication devient plus simple, plus fluide et les échanges plus productifs.
Gérer un planning en temps réel va amener une efficacité supérieure et une meilleure productivité.

Le web-planning, un bénéfice pour le client 

Entre la première phase du projet (rendez-vous client) à la dernière phase (mise en ligne du site) quelques mois peuvent s’écouler. Durant ces étapes, votre client n’est pas tout le temps en contact avec l’équipe projet.
À titre d’exemple, quand le web designer ou le développeur commencent leurs tâches, votre client n’est pas automatiquement au courant de l’avancer du projet.
Lorsque l’équipe met en place en interne un outil de web-planning, elle peut créer un profil pour votre client qui visualisera en direct la progression du projet.

Grâce à un chat internet qui peut être intégré, votre client pourra également discuter avec son interlocuteur. Le suivi régulier des étapes projet permet au client d’être tenu au courant tout au long du processus.

Voici quelques outils de web planning :

Les + : Partage de documents, plateforme collaborative, partage d’écran

Les + : Connexion avec votre agenda (Gmail, Outlook), connexion sur tous supports, partage de Gantt

Les + : Open source et gratuit

 

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